SISTEM E-PROCUREMENT YANG DITERAPKAN DALAM MANAJEMEN PERSEDIAAN

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur alhamdulillah penulis persembahkan kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah Manajemen Umum  ini dengan judul “SISTEM E-PROCUREMENT YANG DITERAPKAN DALAM MANAJEMEN PERSEDIAAN”. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih terhadap semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya makalah ini. Terutama penulis ucapkan kepada :

1.      Ibu Retno Kusumaningrum, selaku dosen mata kuliah Manajemen Umum.

2.      Kedua orang tua, atas segala dukungan yang telah diberikan.

3.      Rekan-rekan mahasiswa-mahasiswi manajemen informatika kelas 1DB09.

Makalah ini penulis susun sebagai tugas mata kuliah Manajemen Umum. Dalam pembuatan laporan ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang dapat membangun sangat diharapkan dari pembaca demi sempurnanya makalah penulis yang akan datang.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Depok, Januari 2011

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

Manajemen persediaan pada perusahaan dagang awalnya diterapkan semata-mata untuk menjamin persediaan tersedia dan siap untuk dijual kepada konsumen. Namun sekarang, manajemen persediaan telah menjadi hal kritis pada perusahaan dagang. Seiring dengan persaingan usaha perdagangan yang semakin ketat, tujuan penerapan manajemen persediaan bergeser menjadi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan kebutuhan persediaan pada perusahaan sedemikian rupa sehingga di satu pihak kebutuhan operasi perusahaan dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak biaya yang dikeluarkan perusahaan pada persediaan dapat ditekan.  

Peramalan penjualan perlu dilakukan untuk memperkirakan kebutuhan persediaan di masa mendatang. Hasil peramalan penjualan tersebut diharapkan dapat membantu agar perencanaan pemesanan persediaan oleh perusahaan mencapai keadaan optimal.  Keadaan optimal tersebut akan tercapai jika total biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya kehabisan barang nilainya minimal. 

1.1       Latar Belakang Masalah

Manajemen persediaan merupakan hal yang mendasar dalam penetapan keunggulan kompetatif jangka panjang. Mutu, rekayasa, produk, harga, lembur, kapasitas berlebih, kemampuan merespon pelanggan akibat kinerja kurang baik, waktu tenggang (lead time) dan profitabilitas keseluruhan adalah hal-hal yang dipengaruhi oleh tingkat persediaan. Perusahaan dengan tingkat persediaan yang lebih tinggi daripada pesaing cenderung berada dalam posisi kompetitif yang lemah. Kebijaksanaan manajemen persediaan telah menjadi sebuah senjata untuk memenangkan kompetitif.

Banyaknya data yang harus diolah dalam peramalan penjualan dan perencanaan persediaan telah membuat penggunaan teknologi informasi sebagai alat bantu menjadi kebutuhan bagi perusahaan. Pembangunan perangkat lunak peramalan penjualan pada perusahaan dagang ini  diharapkan dapat membantu perusahaan dagang dalam merencanakan persediaan dengan lebih baik.

Salah satu metode peramalan yang umum digunakan adalah metode E – Procurement yang dapat membantu kelancaran bisnis suatu manajemen persediaan.

1.2       Identifikasi Masalah

Sesuai dengan judul makalah ini “Sistem E-Procurement Yang Diterapkan Dalam Manajemen Persediaan”, terkait dengan pelaksanaan pelayanan suatu perusahaan  khususnya manajemen persediaan yang masih membutuhkan suatu sistem informasi yaitu E-Procurement untuk menunjang tercapainya kelancaran perusahan tersebut.                                                 .              .                                               
Berkaitan dengan judul tersebut, maka masalahnya dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1.      Hubungan E-Procurement dengan manajemen persediaan.

2.      Kelebihan sistem E-Procurement dalam manajemen persediaan.

3.      Pentingnya suatu perusahan menerapkan sistem kemanajemenan persediaan.

1.3       Pembatasan Masalah

Untuk memperjelas ruang lingkup pembahasan, maka masalah yang dibahas dibatasi pada masalah :

1.      Deskripsi tentang manajemen persediaan dan E-Procurement.

2.      Peranan E-Procurement terhadap manajemen persediaan.

3.      Suatu sistem informasi E-Procurement yang harus diterapkan dalam suatu perusahan.

1.4       Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, masalah-masalah yang dibahas dapat dirumuskan adalah sebagai berikut :

·         Bagaimana cara penerapan E-Procurement di dalam suatu perusahaan manajemen persediaan ?

·         Bagaimana cara agar E-Procurement dapat meningkatkan pelayanan yang ada pada suatu perusahaan manajemen persediaan ?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Definisi E-Procurement Dan Manajemen Persediaan

E-Procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, E-Procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web E-Procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus.

Sedangkan pengertian dari manajemen persediaan adalah suatu perusahan yang bergerak pada bidang persediaan dimana bagian dari modal kerja yang tertanam dalam bahan baku, barang setengah jadi, maupun berupa barang jadi tergantung jenis industrinya. Persediaan merupakan elemen modal kerja  yang selalu dalam keadaan berputar, dimana secara terus menerus mengalami perubahan.

2.2       Faktor Yang Menentukan Dan Mempengaruhi Manajemen Persediaan

Yang  menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui  faktor - faktor  yg mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara persediaan bahan baku dan bahan jadi, namun yang dimaksud dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah bahan baku dan penolong.

Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh faktor :

1.  Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksudkan untuk

menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak

jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat

persediaan bahan baku.

2.  Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan

baku yang tinggi dan sebaliknya.

3.  Sifat bahan baku, apakah cepat rusak (durable goods) atau  tahan lama

(undurable good).

Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama, maka tidak ada salahnya menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontinuitas produksi tetap terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya  memiliki apa yang dinamakan dengan persediaan cadangan (safety stock). Persediaan cadangan atau disebut pula persediaan pengaman adalah persediaan minimal bahan baku yang harus dipertahankan untuk menjaga kontinuitas produksi.

Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak baiknya dengan persediaan yang  berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki beban dan akibat masing-masing. Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban yang harus ditanggung, yaitu :

1.  Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan

     maka akan semakin besar biaya penyimpanannya.

2.  Risiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka

     risiko kerusakan barang semakin tinggi.

3.  Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out of

     date” atau ketinggalan jaman.

2.3       Konsep E-Procurement Dan  Manajemen Persediaan

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasikan E-Procurement antara lain adalah:.......................................................................................
• Manajemen harus bersepakat untuk mendesain ulang rangkaian proses   pembeliannya (process redesign) dari yang bersifat manual ke elektronik, dimana dalam perancangan rangkaian proses baru tersebut akan terjadi usaha eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi terhadap sejumlah proses lama.
• Adanya komitmen dari segenap pimpinan dan karyawan perusahaan untuk merubah budaya kerja (change management) akibat penerapan konsep E-Procurement yang berbasis pada penggunaan teknologi informasi secara optimal ini, terutama dalam kaitannya dengan menjalin kemitraan strategis dengan para pemasok (suppliers).
• Disamping harus menguasai cara-cara menggunakan perangkat teknologi informasi (komputer, aplikasi, database, dsb.) dengan baik, SDM perusahaan yang terlibat dalam proses E-Procurement harus memahami secara sungguh-sungguh kerangka perdagangan yang terjadi di dunia maya (cyber trading) atau internet beserta karakteristiknya.
• Tersedianya perangkat pendukung implementasi konsep E-Procurement baik yang bersifat internal maupun eksternal, seperti misalnya: standarisasi kode barang, kerangka hukum yang berlaku, infrastruktur teknologi informasi yang memadai, sistem aplikasi dan database terpadu/terintegrasi, dan lain sebagainya.

Sedangkan konsep dari sebuah manajemen persediaan adalah :

•         Intinya mengatur tingkat persedian yang tepat agar jumlahnya tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil

•         Kesalahan dalam menetapkan besarnya investasi persediaan akan menekan keuntungan perusahaan

•         Tinggi rendahnya tingkat perputaran akan berpengaruh langsung terhadap besar kecilnya dana yang ditanamkan dalam persediaan dan bagi perolehan laba.

•         Semakin tinggi tingkat perputarannya è semakin pendek tingkat dana yang tertanam dalam persediaan è semakin kecil dana yang ditanam dalam perusahaan.

2.4       Jenis – jenis persediaan

•         PERUSAHAAN DAGANG                   è persediaan barang dagangan

•         PERUSAHAAN INDUSTRI                  è Persediaan bahan baku

è Persediaan barang dalam proses

è Persediaan barang jadi

2.5       Manfaat E-Procurement terhadap Manajemen Persediaan

Manfaat langsung yang dapat dirasakan oleh perusahaan yang bersangkutan adalah:
• Pengurangan harga pembelian barang
            - Lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses.
            - Pemasok baru lebih gampang diperoleh.
            - Dengan demikian, mendapatkan harga yang lebih kompetitif.
            - Meluaskan jangkauan geografis.
• Pengurangan waktu proses pembelian
            - Mempercepat mencari sumber pembelian.
            - Mempercepat waktu permintaan penawaran.
            - Mempercepat waktu pengiriman penawaran.
            - Mempercepat waktu evaluasi penawaran.
            - Mempercepat waktu pengeluaran pesanan.
            - Mempercepat waktu penindak lanjutan.
            - Mempermudah pelacakan pesanan.
• Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran
            - Akibatnya adalah berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga.
            - Mengurangi kesalahan atau ketidak cocokan antara surat pesanan, dll.
• Pengurangan biaya administrasi.
            - Mengurangi/menghilangkan pekerjaan manual dan pekerjaan kertas.
            - Meningkatkan produktivitas pembeli.

• Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara          optimal.
            - Memperbaiki data pasar.
            - Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan.

• Memperlancar komunikasi pembeli-penjual.
            - Lebih cepat dan akurat.
            - Persoalan yang mungkin timbul dapat cepat dideteksi dan diatasi.
• Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing)
            - Komunikasi kebutuhan harian.
            - Komunikasi pengiriman harian.
            - Meminimalkan persediaan.
• Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management)
            - Komunikasi informasi antar mata rantai secara transparan, waktu nyata.
            - Komunikasi pengapalan, tagihan, pembayaran secara sinkron dan otomatis.
• Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual.
            - Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat.
            - Menunjang transparansi antara mitra.

2.6       Keuntungan Manajemen Persediaan Menggunakan E-Procurement

Keuntungan utama E-Procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar 85%.

E-Procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar. Banyak perusahaan telah menerapkan E-Procurement dengan sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan dolar AS. Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati pengembalian yang mencapai 300% dari investasi awal dalam hanya tiga tahun. Jumlah keberhasilan yang meningkat menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan keuntungan E-Procurement. Hal ini menandakan sebuah optimisme terhadap otomatisasi meskipun dalam perlambatan ekonomi dunia.

Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan E-Procurement. E-Procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain).

Keuntungan E-Procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain.

Keuntungan E-Procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem E-Procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya, membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian. Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang tersebut.

 BAB III

PENUTUP

3.1       Kesimpulan

Dengan demikian, sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa E-Procurement memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:...............................................

• E-Procurement menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan   produktivitas,.................................................................................................
• E-Procurement adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian,
• strategi E-Procurement yang efektif akan merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

3.2       Saran

Untuk menerapkan manajemen persediaan yang baik, diperlukan perencanaan yang baik pula. Perencanaan persediaan merupakan langkah awal dari manajemen persediaan di perusahaan dagang yang akan menentukan pelaksanaan pembelian dan penjualan persediaan. Perencanaan ini juga yang akan menjadi dasar pengendalian kebutuhan persediaan.

Hal yang dibutuhkan:

1. Sistem informasi persediaan dan produksi yang tepat

2. Pembelian dengan efisiensi tinggi

3. Pemasok yang dapat diandalkan

4. Pengelolaan yang efisien