PERUBAHAN MANAJEMEN ATAU ORGANISASI DALAM SUATU PERUSAHAAN

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Syukur alhamdulillah penulis persembahkan kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah Manajemen Umum  ini dengan judul “PERUBAHAN MANAJEMEN ATAU ORGANISASI DALAM SUATU PERUSAHAAN”. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih terhadap semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya makalah ini. Terutama penulis ucapkan kepada :

1.      Ibu Retno Kusumaningrum, selaku dosen mata kuliah Manajemen Umum.

2.      Kedua orang tua, atas segala dukungan yang telah diberikan.

3.      Rekan-rekan mahasiswa-mahasiswi manajemen informatika kelas 1DB09.

Makalah ini penulis susun sebagai tugas mata kuliah Manajemen Umum. Dalam pembuatan laporan ini, masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang dapat membangun sangat diharapkan dari pembaca demi sempurnanya makalah penulis yang akan datang.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Depok, Januari 2011

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

Dikaitkan dengan konsep “globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa ekonomi global berdampak terhadap 3 C, yaitu customer, competition, dan change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan.  Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu manajemen perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif.

Sedangkan dari Penelitian oleh Personnel Journal terhadap 100 profesional SDM di perusahaan terbaik Amerika Serikat, menunjukan bahwa hal yang paling banyak dilakukan dan dikuatirkan oleh para praktisi manajemen adalah mengelola perubahan.

1.1       Latar Belakang Masalah

Pada jaman krisis seperti sekarang, banyak perusahaan menyadari pentingnya mengelola perubahan dengan baik. Beberapa perusahaan besar mendefinisi ulang seluruh bisnisnya dan menutup bidang usaha yang tidak sesuai dengan bisnis inti. Perusahaan ritel kini lebih cenderung memasang strategi bertahan hidup daripada mencari laba. Arus perubahan yang sangat cepat dan dampak perubahan yang sangat luas menyebabkan kita harus cerdik mengelola perubahan.……………………….

Menurut Price Pritchett, pakar Change Management dari Pritchett & Associates Inc., hal terpenting yang akan Anda hadapi dalam mengelola perubahan akan mengikuti rumus 20-50-30. Artinya, paling sedikit terdapat 20% anggota organisasi Anda akan mendukung perubahan, 50% memilih "wait and see", sedangkan 30% akan menentang, bahkan berusaha menggagalkannya. Itu berarti hanya ada 20% yang siap bersama-sama Anda melakukan perubahan dan perlu usaha yang besar untuk menarik 80% lainnya, termasuk 30% yang "mbalelo".

Dalam manajemen perubahan (change management) dikenal dua jenis perubahan: perubahan yang direncanakan dan perubahan yang dipaksakan. Perubahan yang pertama menunjukkan kesiapan perusahaan untuk berubah, sedangkan yang kedua, perusahaan "dipaksa" berubah dengan segala risiko yang harus dihadapi. Mengubah keadaan yang dirasakan sudah nyaman memang bukan suatu hal yang menyenangkan.

1.2       Identifikasi Masalah

Sesuai dengan judul makalah ini “PERUBAHAN MANAJEMEN ATAU ORGANISASI DALAM SUATU PERUSAHAAN”, terkait dengan perlukah suatu manajemen atau organisasi melakukan perubahan sistem kemanajemenannya demi menuju ke arah yang lebih baik.                                                 .              .                                                
Berkaitan dengan judul tersebut, maka masalahnya dapat diidentifikasi sebagai berikut :

1.      Alasan perlunya melakukan perubahan dalam suatu manajemen.

2.      Faktor suatu manajemen atau organisasi harus melakukan perubahan.

3.      Dampak dari perubahan sistem manajemen suatu perusahaan.

1.3       Pembatasan Masalah

Untuk memperjelas ruang lingkup pembahasan, maka masalah yang dibahas dibatasi pada masalah :

1.      Deskripsi tentang manajemen perubahan.

2.      Manffat perubahan dalam suatu manajemen.

3.      Proses pengelolaan manajemen perubahan.

1.4       Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, masalah-masalah yang dibahas dapat dirumuskan adalah sebagai berikut :

·         Bagaimana cara penerapan manajemen perubahan dalam suatu perusahaan ?

·         Bagaimana cara agar manajemen perubahan dapat berjalan dengan baik ?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Pengertian Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan  dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut.

2.2       Jenis – Jenis Perubahan

Apa saja jenis perubahan yang dihadapi organisasi? Berdasarkan derajat kedalaman perubahan dan metodenya maka jenis perubahan yang bakal manajemen hadapi meliputi perubahan rutin, darurat, mutu, radikal, dan kondisi makro:

1.      Perubahan rutin: hampir selalu dihadapi manajer setiap hari, misalnya produktivitas kerja, ketidakhadiran karyawan, perputaran karyawan, keluhan-keluhan karyawan. Sifat perubahan hampir terjadi dari waktu ke waktu yang menuntut tindakan cepat.

2.      Perubahan darurat: perubahan yang boleh jadi sangat mendadak dan tidak terduga sebelumnya. Misalnya, pemutusan hubungan kerja mendesak, perubahan pesanan jumlah dan mutu produk tertentu, terjadi kebakaran pabrik, dan pengambilalihan perusahaan oleh pihak berwajib.

3.      Perubahan dalam hal mutu: perubahan yang terjadi tentang mutu produk yang diminta pasar. Dalam situasi itu perlu ada perubahan penggunaan teknologi (keras dan lunak), strategi mutu kerja, bahan baku, dan budaya mutu termasuk perlu dilakukannya survei pasar yang kontinyu.

4.      Perubahan radikal: perubahan sistem manajemen atau struktur perusahaan karena adanya perundang-undangan baru tentang syarat-syarat berdirinya perusahaan. Misal terjadinya divestasi, merger, dan penutupan salah satu anak perusahaan. Bagaimana pula misalnya proses pengembangan mutu SDM yang terbaik untuk menjawab perubahan itu.

5.      Perubahan kondisi makro: perubahan kondisi perekonomian seperti inflasi, pengangguran, dan nilai tukar rupiah, politik dan keamanan, kodisi lingkungan dsb. Perubahan eksternal tersebut tidak mungkin mampu dikendalikan perusahaan namun yang terpenting perlu dicermati dan diantisipasi kaitannya dengan mutu SDM, kinerja karyawan dan kinerja organisasi.

2.3       Tujuan Dan Manfaat Perubahan Dalam Suatu Manajemen

Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang berkualitas.

2.4       Faktor Yang Menghambat Perubahan Dalam Manajemen

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah resistensi perubahan (resistance to change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif karena justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Demikian juga Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :
1. Ketidakpastian tentang akibat dan pengaruh perubahan
2.         Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada
3.         Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Untuk berhasil mengelola perubahan, ada baiknya kita melihat beberapa hal yang membuat organisasi bertahan terhadap perubahan:……………………………
1. Takut berubah dan takut kehilangan

2. Terlambat untuk memulai dan bergerak terlalu lamban

3. Perencanaan yang buruk

4. Gagal melibatkan karyawan

5. Kurang menghargai pendukung perubahan

6. Lemahnya komunikasi tentang perubahan

7. Lemahnya kepemimpinan dan sponsorship

8. Mengabaikan budaya perusahaan dan struktur organisasi

2.5       Perubahan Dan Pengembangan Organisasi

Manajer senatiasa mengantisipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang. Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal. Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan, struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor seperti tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga dapat merubah organisasi.

Hal selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah mengenai profil orang – orang yang terlibat dalam perubahan. Profil orang-orang tersebut seharusnya dapat mengorganisasi informasi dari semua orang terlibat dalam upaya perubahan. Setiap orang akan mempunyai prioritas dan minat yang berbeda, berdasarkan fungsi mereka. Kebijaksanaan dan diplomasi harus digunakan ketika mempresentasikan tujuan perubahan kepada kelompok. Pesan yang sama harus disampaikan kepada semua orang, bagaimanapun pentingnya, perlu dicermati hal-hal khusus yang banyak relevansinya kepada kelompok.

Penyesuaian pesan dengan minat orang-orang ini membawa kita untuk bekerja lebih efektif dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelompok. Dengan memahami perbedaan akan meningkatkan kemungkinan menghargai pengalaman teman sejawat. Dengan memahami konsentrasi dan minat setiap orang, akan meningkatkan kinerja kepemimpinan.  Contoh: Untuk memonitor tingkat infeksi semua staf di klinik, termasuk para dokter, perawat, bidan, petugas kebersihan, petugas yang menyediakan sabun dan tissue, para pasen.

2.6       Tahap - Tahap Manajemen Perubahan

Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya.  Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan.  Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan.  Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.   Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. 

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan.  Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik.  Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama. Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi  secara benar. 

2.7       Proses Pengelolaan Manajemen Perubahan

Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan ( Planed Cange )………………………………………………………..
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.……………
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.

Proses perubahan harus mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai kualifikasi organisasi. Pertama ada retribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua retribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.

Pendekatan Perubahan Organisasi………………………………………………….
Harold J. Leavitt menyatakan bahwa organisasi dapat diubah melalui pengubahan struktur, teknologi dan atau orang-orangnya.

Pendekatan Struktur…………………………………………………………………….
Pengubahan struktur organisasi menyangkut modifikasi dan pengaturan sistem internal, seperti acuan kerja, ukuran dan komposisi kelompok kerja, sistem komunikasi, hubungan-hubungan tanggung jawab atau wewenang. Pendekatan struktural dibagi menjadi tiga kelompok yang terdiri dari :………………………
Pertama melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisai klasik. Pendekatan ini berusaha untuk memperbaiki penciptaan pembagian kerja yang tepat dari tanggung jawab jabatan para anggota organisasi, pengubahan rentang manajemen, deskripsi jabatan dan sebagainya.……………………………………………………………….
Kedua desentralisasi. Hal ini didasarkan pada penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan dapat berdiri sendiri dan memutuskan perhatian pada kegiatan yang berorientasi tinggi. Hasilnya perbaikan prestasi kerja. Ketiga modifikasi aliran kerja dalam organisasi. Pendekatan ini didasarkan pada pemikiran bahwa aliran kerja dan pengelompokan keahlian yang tepat akan berakibat kenaikan produktifitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat dan kepuasan kerja.


Pendekatan Teknologi…………………………………………………………………
Untuk mremperbaiki prestasi F.W. Taylor dan pengikutnya mencoba menganalisa dan memperbaiki interaksi-interaksi pada karyawan dan mesin-mesin untuk meningkatkan efisiensi sehubungan dengan perubahan teknologi adakalanya perubahan yang dilakukan ternyata sering tidak cocok dengan struktur organisasi. Hal ini dapat menciptakan ketidak senangan dan pemutusan hubungan diantara para anggota organisasi akibanya terjadi penurunan produktifitas lebih banyak kecelakaan dan tingkat perputaran karyawan yang tinggi.………………………………………….

Pendekatan Orang………………………………………………………………………
Pendekatan orang bermaksud untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan sikap, prsepsi dan pengharapan mereka, sehingga dapat melaksanakan tugas dengan efektif.

 BAB III

PENUTUP

3.1       Kesimpulan

Fenomena global di berbagai dimensi kehidupan tidak dapat dihindari. Pasti ada efeknya terhadap organisasi perusahaan. Manajemen perubahan menjadi sangat penting diterapkan. Namun demikian dalam kenyataannya proses perubahan yang terjadi tidak selalu mendapat respon positif. Ada saja mereka yang menyukai dan yang tidak menyukai perubahan. Beberapa alasan mengapa mereka bersikap kontra perubahan dapat berupa rasa takut terhadap: berkurang/hilangnya kekuasaan, kehilangan ketrampilan, kegagalan kerja, ketidakmampuan menghadapi masalah baru, dan kehilangan pekerjaan.

3.2       Saran

Manajer perlu memahami mengapa organisasi harus siap terhadap perubahan: apakah yang bersifat inovatif maupun strategis. Perubahan inovatif adalah perbaikan secara kontinyu di dalam kerangka sumberdaya yang ada. Sementara perubahan strategis adalah perubahan melakukan sesuatu yang baru. Tiap perubahan tersebut tentunya akan menggunakan pendekatan berbeda. Manajer selayaknya proaktif menjelaskan kepada karyawan tentang strategi perubahan yang akan dijalankan organisasi.

Kebanyakan para manajer dapat merencanakan dan mempraktekan perubahan fisik dengan berhasil. Namun dalam perubahan perilaku, para manajer banyak mengalami kesulitan. Untuk itu manajer perlu memahami faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan tersebut. Untuk melaksanakan perubahan dengan sukses maka manajer harus mampu menciptakan kondisi yang baik untuk memotivasi dan melibatkan karyawan. Hal ini merupakan cerminan seberapa jauh mutu kepemimpinan manajer terbukti nyata. Di samping itu manajer dapat memaksimumkan kesempatan untuk berhasil dalam proses perubahan melalui evaluasi dengan cermat terhadap perencanaan yang manajer buat.