a. Menerima Pesanan Penjualan
Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian diproses oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggung jawabkan kepada wakil direktur bagian pemasaran.
1) Menerima Pesanan
Banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas proses entri pesana penjulan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam penjualan melaului website ). Cara lain menggunakan elektronik data interchange (EDI) untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan pemeriksaan tentang :
a. mencocokan informasi dalam file induk pelanggan file persediaan barang.
b. memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secar lengkap.
c. perifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan yang bersangkutan.
2) Persetujuan Kredit
Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catattan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.
3) Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapai diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk
berang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.
4) Menginformasikan kepada pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.
b. Pengiriman
1) Mengambil dan mengepak pesanan
Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.
2) Pengiriman pesanan
Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.
c. Penagihan dan Piutang uSaha
Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagi berikut:
1) Penagihan
Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya.
2) Perawatan dan piutang
Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.
d. Tagihan Kas
Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :
1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, Yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.
2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbok ( merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka ) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.
Referensi :
Sistem Informasi Akuntansi
Dr.Mardi,M.SI.
Siklus Pendapatan : Penjualan & Penagihan Kas (Hal. 83-88)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar