Pengendalian : Tujuan, Ancaman Dan Prosedur

Pengendalian sistem informasi akuntansi

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai: 

• Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, 
• Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi), 
• Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat, 
• Semua transaksi dicatat dengan akurat, 
• Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian, 
• Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. 

Ancaman dan pengendalian 

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : 

a) Kehilangan Data, 

Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis). 

b) Kinerja yang buruk, 

Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja. 

1. Penerimaan pesanan penjualan 

Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain: 

• Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat. 
• Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk. 
• Terjadi legitimasi pesanan. 
•  Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

• Pemeriksaan edit entri data. 
• Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 
• Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business. 
• Sistem pengendalian persediaan. 

2. Pengiriman barang 

Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain : 

• Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 
• Pencurian persediaan. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

• Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data. 
• Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 

3. Penagihan dan piutang usaha 

Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: 

• Kegagalan untuk menagih pelanggan. 
• Kesalahan dalam penagihan. 
• Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 

• Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan. 
• Pengendalian edit entri data dan daftar harga. 
• Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

4. Penagihan kas 

Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah : 

• Pencurian Kas. 

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Prosedur Pemrosesan Informasi

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:
• Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan
• Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas)
• The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle activities

Resource Event Agent (REA) adalah model bagaimana sebuah sistem akuntansi dapat kembali direkayasa untuk usia komputer. REA awalnya diusulkan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy sebagai model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, peristiwa dan agen. REA adalah model yang populer dalam sistem informasi pengajaran akuntansi (AIS). Tapi ini jarang terjadi pada praktik bisnis-perusahaan tidak dapat dengan mudah membongkar sistem warisan mereka untuk memenuhi tuntutan radikal REA's. 

Model Data REA menyediakan satu metode untuk merancang basis data yang efisien terintegrasi baik data keuangan dan operasional. Model data REA untuk siklus pendapatan perusahaan manufaktur harus mencakup informasi berikut: 

• Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan, 
• Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas), 
• Agen eksternal utama (pelanggan) serta agen-agen internal yang terlibat dalam kegiatan siklus pendapatan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan Data Operasional

Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
• Menentukan ketersediaan persediaan
• Memilih metode untuk mengirim barang

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

a. Menerima Pesanan Penjualan 

Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian diproses oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggung jawabkan kepada wakil direktur bagian pemasaran.

1) Menerima Pesanan 

Banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas proses entri pesana penjulan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam penjualan melaului website ). Cara lain menggunakan elektronik data interchange (EDI) untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan pemeriksaan tentang :

a. mencocokan informasi dalam file induk pelanggan file persediaan barang.

b. memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secar lengkap.

c. perifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan yang bersangkutan.

2) Persetujuan Kredit

Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catattan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.

3) Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapai diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk

berang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.

4) Menginformasikan kepada pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.

b. Pengiriman

1) Mengambil dan mengepak pesanan

Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.

2) Pengiriman pesanan

Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.

c. Penagihan dan Piutang uSaha

Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagi berikut:

1) Penagihan

Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya. 

2) Perawatan dan piutang

Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.

d. Tagihan Kas

Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :

1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, Yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.

2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbok ( merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka ) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.

Referensi :

Sistem Informasi Akuntansi

Dr.Mardi,M.SI.

Siklus Pendapatan : Penjualan & Penagihan Kas (Hal. 83-88)